Pagina iniziale > I nostri software > I vantaggi dell'archiviazione elettronica dei documenti

I vantaggi dell'archiviazione elettronica dei documenti

L’archiviazione elettronica dei documenti comporta molti innegabili vantaggi:

Un contenitore unico

Consultare immediatamente la documentazione aziendale è di fondamentale importanza, ma spesso è sparsa nei computer degli utenti della rete. Con l'archiviazione elettronica è possibile raggruppare in un unico contenitore condiviso documenti acquisiti da scanner, documenti elettronici in qualsiasi formato e messaggi di posta elettronica.

 

Eliminazione della carta

Le recenti normative in materia di documento informatico hanno reso possibile la sostituzione del documento cartaceo con il più pratico documento elettronico.

 

Più ordine sulla scrivania

Con l'archiviazione elettronica dei documenti si riduce al minimo il disordine sulla scrivania.

 

Notevole riduzione degli spazi dedicati all'archivio dei documenti

Migliaia di documenti possono essere riversati in un disco fisso o su supporto ottico, senza alcuna perdita di informazioni, liberando spazio utile su scaffali, stanze e magazzini.

 

Costi di gestione ridotti al minimo

Un semplice computer e un addetto non specializzato sono sufficienti per gestire notevoli quantità di documenti.

 

Reperibilità immediata dei documenti

Basta digitare una parola chiave per trovare e quindi consultare il documento cercato.

 

Inalterabilità dei documenti

Il documento digitalizzato rimane nel tempo uguale all'originale e non può essere smarrito accidentalmente.


Riservatezza e sicurezza degli archivi

I documenti ed i dati ad essi associati non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solo alle persone autorizzate.

 

Condivisione degli archivi

Lo stesso documento può essere consultato da più persone collegate in rete (locale o Internet) senza passaggio di carte da una scrivania all'altra.

 

Tutela dell'ambiente

Diamo una mano alla salvaguardia dell'ambiente consumando meno carta.

 

Campi di applicazione illimitati

È possibile archiviare ogni tipo di documento: Articoli di giornale, Attestati, Atti, Bandi gara, Biglietti da visita, Brochure, Buste paga, Cataloghi, Cartelle cliniche, Cartelle del personale, Cedolini, Certificati medici, Circolari, Comunicazioni, Contratti, Corrispondenza in entrata e in uscita, Curriculum, Delibere, Disegni, Documentazione sanitaria, Documenti contabili, Documenti di trasporto, Documenti digitali, Documenti fiscali, Documenti tecnici, Fatture, File audio, File video, Fogli di lavoro, Fotografie, Listini, Manuali, Mappe, Normative, Note di credito, Offerte, Ordini, Pagine di giornale, Polizze, Posta elettronica, Pratiche, Pratiche auto, Pratiche legali, Prescrizioni, Progetti, Radiografie, Rassegna stampa, Regolamenti, Ricette mediche, Ricevute, Schede tecniche, Verbali, molto altro ancora ....