Un contenitore unico
Consultare immediatamente la
documentazione aziendale è di
fondamentale importanza, ma spesso è sparsa nei
computer degli utenti della rete. Con l'archiviazione elettronica è possibile raggruppare
in un unico contenitore condiviso documenti acquisiti da scanner, documenti elettronici in qualsiasi
formato e messaggi di posta elettronica.
Eliminazione della
carta
Le recenti normative in materia di
documento informatico hanno reso possibile la sostituzione del
documento cartaceo con il più pratico documento elettronico.
Più ordine sulla scrivania
Con l'archiviazione elettronica dei documenti si riduce
al minimo il disordine sulla scrivania.
Notevole riduzione
degli spazi dedicati all'archivio dei documenti
Migliaia di documenti possono essere
riversati in un disco fisso o su supporto ottico, senza alcuna
perdita di informazioni, liberando spazio utile su scaffali, stanze e magazzini.
Costi di gestione
ridotti al minimo
Un semplice computer e un addetto non
specializzato sono sufficienti per gestire notevoli
quantità di documenti.
Reperibilità
immediata dei documenti
Basta digitare una parola chiave per
trovare e quindi consultare il documento cercato.
Inalterabilità dei
documenti
Il documento digitalizzato rimane nel
tempo uguale all'originale e non può essere smarrito
accidentalmente.
Riservatezza e sicurezza degli archivi
I documenti ed i dati ad essi
associati non sono alla portata di tutti, ma sono accessibili solamente
alle persone autorizzate.
Condivisione degli
archivi
Lo stesso documento può essere
consultato da più persone collegate in rete (locale o Internet)
senza passaggio di carte da una scrivania all'altra.
Maggiore integrazione con gli altri sistemi
gestionali
L'archivio digitalizzato è più
facilmente integrabile con gli altri sistemi della propria
organizzazione.
Tutela dell'ambiente
Diamo una mano alla
salvaguardia dell'ambiente consumando meno carta.
Campi di
applicazione illimitati
È possibile archiviare ogni tipo di
documento: Articoli di giornale, Attestati, Atti, Bandi gara,
Biglietti da visita, Brochure, Buste paga, Cataloghi, Cartelle
cliniche, Cartelle del personale, Cedolini, Certificati medici,
Circolari, Comunicazioni, Contratti, Corrispondenza in entrata e in
uscita, Curriculum, Delibere, Disegni, Documentazione sanitaria,
Documenti contabili, Documenti di trasporto, Documenti digitali,
Documenti fiscali, Documenti tecnici, Fatture, File audio, File
video, Fogli di lavoro, Fotografie, Listini, Manuali, Mappe,
Normative, Note di credito, Offerte, Ordini, Pagine di giornale,
Polizze, Posta elettronica, Pratiche, Pratiche auto, Pratiche
legali, Prescrizioni, Progetti, Radiografie, Rassegna stampa,
Regolamenti, Ricette mediche, Ricevute, Schede tecniche, Verbali,
molto altro ancora ....