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Panoramica sui moduli aggiuntivi

I moduli aggiuntivi espandono le possibilità di DOCUMATIC. Questi sono gli usi più comuni dei moduli aggiuntivi:

• Archiviare e gestire file già in formato elettronico (documenti creati da altre applicazioni)

• Archiviare i documenti in formato PDF/A

• Realizzare l'archiviazione sostitutiva dei documenti

• Archiviare i documenti senza doverli prima stampare e poi passarli allo scanner

• Gestire la multifunzione che riceve i fax ed esegue scansioni

• Consultare i documenti attraverso il WEB

• Aggiungere la possibilità di acquisire ed archiviare i documenti al proprio software gestionale

• Firmare digitalmente e marcare temporalmente i documenti

• Estrarre il testo dai documenti mediante OCR

• Riconoscere i barcode stampati sui documenti

• Acquisire i documenti per distribuirli in rete locale

• Archiviare gli spool di stampa in formato PDF

Sono disponibili i seguenti moduli software aggiuntivi:

DOCUMATIC ACTIVE DOCUMENTS

Integrato in DOCUMATIC, acquisisce e gestisce i documenti creati da altre applicazioni mantenendo il formato originale (DOC, XLS, PPT, EML, MSG, HTML, …) e/o generando un'anteprima in formato immagine per una consultazione più veloce. Grazie a questo modulo è possibile:

• Creare un documento secondo modelli prodotti da qualsiasi applicazione Windows

• Gestire le bozze

• Salvare il documento in una cartella definita da utente con il suo nome originale o tenendo conto del tipo di documento, del livello di versione, dell'anno e del numero di protocollo

• Stampare il documento

• Inviare per posta elettronica il documento

• Gestire le versioni

• Generare immagini in sostituzione del documento originario (un driver di stampante virtuale per la creazione di immagini nei formati PDF / TIF / JPG deve essere installato nel sistema).

DOCUMATIC ADVANCED PDF

Integrato in DOCUMATIC, permette di esportare o inviare per posta elettronica i documenti in formato PDF/A. Il formato PDF/A è un sottotipo del formato PDF dal quale sono state eliminate tutte quelle caratteristiche non adatte per l'archiviazione nel lungo periodo:

• Utilizzo contenuto audio e video > NO

• Utilizzo crittografia > NO

• Utilizzo di Javascript e avvio di file eseguibili > NO

• Incorporazione di tutti i font utilizzati nel file > SI

• Utilizzo di metadati standard > SI

Il formato PDF/A garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con software diversi.

E' inoltre possibile:

• Aggiungere informazioni al file PDF

• Linearizzare il file PDF per un più veloce trasferimento via Internet

• Ottimizzare il file PDF riducendo le dimensioni e mantenendo la qualità

• Crittografare il file PDF

• Proteggere il file PDF gestendo i permessi di accesso (stampa, montaggio documento, copia contenuto, ...)

DOCUMATIC ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA

Questo modulo software è estremamente facile da utilizzare e tramite una semplice interfaccia gestisce il processo completo di elaborazione previsto per la Conservazione Sostitutiva dei documenti.

DOCUMATIC PRINT & SAVE

Archivia sotto forma di file immagine documenti creati con una qualsiasi applicazione Windows semplicemente inviandoli alla stampa. Inoltre, sfruttando la funzionalità INVIA A … di Microsoft Windows, è in grado di archiviare rapidamente documenti in qualsiasi formato. Il testo del documento può essere salvato automaticamente in un campo chiave e utilizzato per trovare il documento. Completo di driver per stampante virtuale. E' il software ideale se si vuole archiviare direttamente un documento elettronico, quindi non cartaceo, senza doverlo stampare e passare allo scanner, risparmiando di conseguenza una notevole quantità di carta.

DOCUMATIC SAVER

Acquisisce i documenti in qualsiasi forma essi si trovino. Oltre ai metodi offerti da DOCUMATIC per l'acquisizione è possibile monitorare un gruppo di directory locali o di rete oppure scaricare le e-mail direttamente dal server di posta e archiviarle in modo automatico. E' il software ideale per l'acquisizione di documenti da macchina digitale multifunzione o fax server.

DOCUMATIC WEB

Permette la consultazione tramite Microsoft Internet Explorer degli archivi documentali creati da DOCUMATIC.

DOCUMATIC ACQUIRE & VIEW

Aggiunge le funzionalità di acquisizione, archiviazione e ricerca dei documenti proprie di DOCUMATIC al proprio software gestionale. Grazie a questo modulo, direttamente dal proprio software gestionale, è possibile:

• Acquisire uno o più documenti associandoli eventualmente ad una scheda dati del proprio software gestionale (scheda cliente, scheda fornitore, ...)

• Cercare, visualizzare, stampare, inviare per posta elettronica i documenti acquisiti

E’ necessario che il produttore del software gestionale intervenga per modificare, anche se in modo non significativo, il software stesso.

DOCUMATIC BARCODE

Integrato in DOCUMATIC, permette di eseguire il riconoscimento dei codici a barre (barcode) presenti nei documenti acquisiti. Il barcode riconosciuto potrà essere usato per la separazione automatica dei documenti e/o per lo smistamento automatico dei documenti nelle destinazioni e/o per l'associazione rapida di dati ai documenti anche utilizzando opportune tabelle di transcodifica.

DOCUMATIC DATA ENTRY

Modulo software per l'acquisizione e l'inserimento rapido dei dati associati ai documenti. Grazie a questo modulo è possibile:

• Eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sui fogli acquisiti impostando una o più zone di estrazione (se il modulo DOCUMATIC OCR è installato)

• Riconoscere eventuali codici a barre (barcode) presenti nei fogli acquisiti e utilizzarli per la separazione dei documenti e/o per lo smistamento automatico dei documenti nelle destinazioni e/o l’associazione rapida di dati ai documenti anche utilizzando opportune tabelle di transcodifica (se il modulo DOCUMATIC BARCODE è installato)

• Collegarsi a file dati o origini dati ODBC esterne per eseguire il download dei dati

• Organizzare il lavoro in lotti (batch di lavorazione)

• Esportare il lavoro svolto verso un archivio DOCUMATIC o esportare un file indice (TXT, XLS, ...) e le immagini acquisite in uno dei formati supportati da DOCUMATIC

DOCUMATIC FIRMA DIGITALE

Integrato in DOCUMATIC, permette di firmare digitalmente qualsiasi documento generando un documento in formato P7M o firmare internamente un documento in formato PDF, come da disposizioni di legge. Grazie al protocollo d’intesa sottoscritto da CNIPA (Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione) e da Adobe Systems tale formato è adesso valido per la firma digitale. Al documento firmato con i due metodi può essere associata una marca temporale.
Lettore di smartcard NON incluso. L’utente dovrà autonomamente dotarsi di un lettore di smartcard e di una smartcard standard INFOCAMERE o POSTECOM. Le marche temporali possono essere acquistate on-line, generalmente a lotti, presso i siti WEB dei citati certificatori.

DOCUMATIC IMPORTER

Importa in un archivio DOCUMATIC dati ed immagini / documenti elettronici creati da altre applicazioni.

DOCUMATIC OCR

Integrato in DOCUMATIC, permette di eseguire il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) sui documenti acquisiti e archiviare tutto il testo, o solamente alcune zone definite da utente, o creare un documento in un formato standard. Il testo archiviato potrà essere utilizzato per eseguire la ricerca full text dei documenti.

DOCUMATIC READER

Modulo software per la sola ricerca, consultazione e stampa dei documenti acquisiti con DOCUMATIC. Si installa in genere in postazioni client che devono avere accesso agli archivi DOCUMATIC con un set di funzionalità minime.

DOCUMATIC READER AUTO

Modulo software utilizzabile per rendere autoconsistenti i supporti ottici (CD-ROM, DVD-ROM, ...) contenenti un archivio DOCUMATIC. Grazie a questo modulo non sarà necessario installare alcun software nel computer per poter consultare l'archivio DOCUMATIC masterizzato sul supporto ottico. E' il software ideale per i centri servizi che intendono dare la possibilità ai propri clienti di consultare nel modo più semplice gli archivi documentali a loro affidati in gestione.

DOCUMATIC SCAN

Acquisisce i documenti con i metodi offerti da DOCUMATIC e distribuisce i file acquisiti attraverso una rete locale, li invia per posta elettronica o li stampa. E' il software ideale se non si intende acquistare uno scanner per ogni scrivania o se si possiede un solo scanner e lo si vuole utilizzare per centralizzare e distribuire le scansioni o utilizzarlo come una fotocopiatrice.

DOCUMATIC SEND & RECEIVE

Modulo software per la sincronizzazione di uno o più database.

DOCUMATIC SPOOL

Modulo software per l’estrazione e l'archiviazione automatica di documenti contenuti in file di spool in formato PDF standard.

Per maggiori dettagli consultare i documenti informativi disponibili nelle aree private di questo sito (Area Clienti, Area Rivenditori e Area supporto).