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Classificazione dei documenti

DOCUMATIC archivia i documenti con gli stessi metodi del lavoro di ogni giorno.

I documenti, composti da una o più pagine, sono memorizzati negli archivi e identificati in modo univoco da un certo numero di campi chiave. E' possibile gestire un numero illimitato di archivi e, in ognuno di essi, é possibile creare un numero infinito di destinazioni per il documento.

Le destinazioni (o voci di Titolario) sono aree virtuali nelle quali sono inseriti i documenti acquisiti. Le destinazioni hanno una struttura ad albero che può essere estesa fino a quanto si desidera. É possibile definire un gruppo di destinazioni diverso per ogni archivio di DOCUMATIC.

Ecco alcuni esempi di destinazioni:

Per dare maggiore strutturazione all'archivio dei documenti è possibile creare un gruppo di fascicoli suddivisibili in tipi e sottotipi. Un fascicolo può contenere tutti i documenti che si desidera e un documento può essere contenuto in più fascicoli diversi.

Al documento può essere associata una scheda dati completamente personalizzabile. Nella scheda dati è possibile inserire:

• Testi di lunghezza fissa o illimitata, numeri, date, ore e dati di tipo logico (Si/No, Vero/Falso)

• Campi associati a tabella con o senza multiselezione (es. rubrica clienti e fornitori, ...)

• Campi associati a struttura con o senza multiselezione (es. lista di distribuzione, tipo di documento strutturato, ...)

• Campi progressivi sia automatici che non automatici

• Campi con valore predefinito

• Campi obbligatori, a sola lettura o protetti da password

I dati possono essere inseriti:

• Prima dell'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione di un documento alla volta

• Dopo l'acquisizione del documento nel caso, per esempio, di acquisizione massiva di documenti (più documenti alla volta)

• Dopo l'acquisizione del documento da una postazione di indicizzazione che può essere diversa da quella di acquisizione

Per ciascun archivio si può definire un criterio diverso di classificazione dei documenti. Ecco alcuni esempi:

CARTELLE CLINICHE: Nominativo, Data nascita, Data ingresso, Data dimissione, Medico curante, Diagnosi, ...
DOCUMENTI FISCALI: Ragione sociale, Numero e data documento fiscale, Imponibile, Imposta, ...
PROTOCOLLO DOCUMENTI: Mittente / Destinatario, Oggetto, Data ricezione / invio, Numero e data protocollo, Mezzo ricezione / invio ...
RASSEGNA STAMPA: Nome giornale, Titolo articolo, Argomento articolo, Pagina giornale, Sintesi articolo, ...