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Archiviazione elettronica e sostitutiva dei documenti

DOCUMATIC permette di realizzare tutti i tipi di archiviazione documentale a norma di legge. L'obiettivo della conservazione sostitutiva dei documenti è raggiungibile grazie ai moduli DOCUMATIC FIRMA DIGITALE e DOCUMATIC ARCHIVIAZIONE SOSTITUTIVA.

 

ARCHIVIAZIONE ELETTRONICA DEI DOCUMENTI

Per archiviazione elettronica dei documenti si intende il processo di memorizzazione, su un appropriato supporto magnetico o ottico, di documenti digitali, originariamente cartacei o già informatici, identificati in modo univoco mediante chiavi di classificazione (Es. Data e Numero di Protocollo).
 

QUADRO NORMATIVO

  • Estratto del DPR 445/2000 (DECRETO DEL PRESIDENTE DELLA REPUBBLICA 28 dicembre 2000, n. 445 - "Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa.") Vai

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI Vai

Per conservazione sostitutiva dei documenti si intende quel processo di conservazione dei documenti in modo che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo mantiene la validità legale e fiscale dei documenti ed è, in generale, successivo all'archiviazione elettronica.
 

QUADRO NORMATIVO

 

Secondo la normativa vigente (Codice dell'Amministrazione Digitale), si prevede che le Pubbliche Amministrazioni ed i Privati abbiano facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento sia prescritta la conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” (art. 6, comma 1). Lo stesso articolo, al comma successivo, sostiene che “gli obblighi di conservazione ed esibizione dei documenti si intendono soddisfatti, ai fini sia amministrativi che probatori, se questi ultimi sono conservati secondo le regole tecniche dettate” dal Centro Nazionale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione (CNIPA).
 

La conservazione sostitutiva è, allo stato, regolamentata dalle seguenti disposizioni normative:

  • DPCM del 30 Marzo 2009 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici

  • Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale

  • Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11 - Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali

  • Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 - Conservazione sostitutiva dei documenti validi ai fini fiscali e tributari.

Per maggiori dettagli consultare i documenti informativi disponibili nelle aree private di questo sito (Area Clienti, Area Rivenditori e Area supporto).